Il team dell'agenzia

La pagina Team elenca le persone dell’agenzia, il loro ruolo e se sono attive. Ci accedono l’Amministratore Agenzia e l’Agente: sono gli unici due ruoli che possono invitare, modificare e disattivare qualcuno.

I cinque ruoli

Ruolo	A cosa serve
Amministratore Agenzia	Governa l’agenzia: team, licenza, dati, cancellazione
Agente	Come sopra sul team, ma non sulla licenza
Front Office	Operatività quotidiana con i clienti
Back Office	Lavorazione pratiche senza contatto diretto
Collaboratore	Vede solo i propri clienti, salvo abilitazione esplicita

Il ruolo si cambia in qualsiasi momento dalla stessa pagina, e l’effetto è immediato: non serve che la persona rientri.

Invitare una persona

Si inserisce nome, cognome, email e ruolo. Non si imposta una password: la piattaforma invia un invito e la persona sceglie la propria al primo accesso. Nessuno — nemmeno l’assistenza — vede mai quella password.

L’invito scade dopo 72 ore. È il punto in cui ci si inciampa più spesso: un invito mandato il venerdì è scaduto il lunedì mattina. Se succede, si rimanda l’invito dalla stessa riga.

Un invito rimandato non annulla quello precedente: finché non è scaduto, valgono entrambi i link. Non è un problema — sono personali e scadono in 72 ore — ma se hai rimandato l’invito perché l’indirizzo era sbagliato, sappi che il primo link resta valido fino alla scadenza.

Finché la persona non completa l’accesso, l’account esiste ma non ha una password: compare nell’elenco e occupa un posto.

Se inviti molte persone insieme, controlla gli indirizzi prima di partire. Un’email sbagliata non dà errore al momento dell’invio: l’invito parte, rimbalza, e l’account resta lì in attesa di qualcuno che non lo riceverà mai.

I posti del piano

Ogni piano include un numero di posti, aumentabile con utenti extra. Il conteggio riguarda le persone attive: chi è disattivato non occupa un posto.

Quando i posti sono esauriti, l’aggiunta viene rifiutata con un messaggio che dice quanti sono e come liberarne uno. Le strade sono due: disattivare qualcuno che non usa più la piattaforma, oppure ampliare la licenza.

E se un giorno il piano scende a meno posti di quelli occupati, le persone in eccesso vengono disattivate da sole — restano qui nell’elenco, col loro lavoro intatto, e si riattivano risalendo di piano. Come funziona esattamente, e chi resta attivo, è in Piani e pagamenti.

Disattivare, non eliminare

Dalla pagina Team una persona si disattiva: perde l’accesso immediatamente e libera un posto, ma resta nell’elenco e tutto il suo lavoro resta all’agenzia — analisi, consulenze, questionari, pratiche. Si riattiva quando serve, e ritrova tutto.

Non esiste un pulsante per eliminarla, ed è deliberato. In ambito assicurativo una consulenza è un atto attribuibile a chi l’ha data: se un cliente contesta il consiglio ricevuto, l’agenzia deve poter dire da chi proveniva. Cancellare la persona dall’elenco cancellerebbe quella tracciabilità.

Chi vuole davvero sparire dalla piattaforma lo fa dal proprio profilo, sotto Zona Pericolosa: spariscono i suoi dati personali e restano nome e cognome sui documenti che ha prodotto. È una scelta della persona, non dell’agenzia — ed è l’unica strada, perché il diritto di cancellazione è suo.

I gruppi

Oltre ai ruoli, l’agenzia può creare gruppi propri e assegnarvi le persone. Un gruppo può avere moduli abilitati e un tetto di consumo per periodo: serve a dare a una squadra l’accesso a certi strumenti senza aprire tutto a tutti, e a evitare che una sola area consumi i crediti dell’agenzia.

I gruppi non sostituiscono i ruoli: il ruolo dice cosa una persona può fare, il gruppo con quali strumenti e entro quale spesa.

E i gruppi non sono l’ultima parola: sulla singola persona esistono le eccezioni individuali — un modulo aggiunto o tolto a lei sola, un tetto di crediti personale — che prevalgono sul gruppo. Come si compongono i tre livelli, e tutte le impostazioni per persona, sono in Chi vede cosa: moduli e permessi per persona.