Clienti e prospect

L’anagrafica è il punto da cui passa quasi tutto il resto: questionari, consulenze, comparazioni e pratiche partono da una persona o da un’azienda registrata qui.

Tre tipi, e una condizione a parte

Ogni anagrafica è di uno di tre tipi, che decidono quali domande le si possono fare e quali analisi ha senso produrre:

Tipo	Chi è
Retail	Una persona fisica
Professional	Un professionista con partita IVA
Corporate	Un’azienda

Prospect non è un quarto tipo: è una condizione. Un contatto può essere corporate e prospect insieme — il tipo dice che cosa è, la condizione di prospect dice a che punto sei tu con lui.

Un’anagrafica creata senza dire nulla nasce prospect. È il difetto voluto: chi entra da un modulo o da un’importazione è un contatto finché qualcuno non decide il contrario.

Convertire un prospect in cliente è un’azione esplicita. Se provi a convertirne uno che è già cliente, la piattaforma te lo dice invece di fingere di aver fatto qualcosa.

Non esiste un pulsante per tornare indietro — ma un’importazione può farlo. Se ricarichi un file in cui una persona ormai cliente è ancora segnata come prospect, l’aggiornamento la riporta a prospect senza chiedere conferma. È il motivo per cui conviene ripulire la colonna nei file che rimandi: chi la lascia com’era mesi fa retrocede i clienti convertiti nel frattempo.

Importare da file

L’importazione è la strada normale per portare dentro un’anagrafica esistente. Ci sono tre comportamenti che conviene conoscere prima di lanciarla, perché spiegano quasi tutti i risultati inattesi.

Due strade per importare

• Importa — il caricamento normale: scegli il file, la piattaforma lo legge e ti mostra il resoconto.
• Importa da BackOffice — l’importazione assistita: il file passa prima da un servizio che lo analizza e segmenta i contatti (chi è retail, chi professional, chi corporate), ti mostra in anteprima quanti sarebbero nuovi, quanti aggiornati e quanti doppioni, e solo dopo la tua conferma scrive davvero. È la strada per un’anagrafica grossa o disordinata, quando non ti fidi di come sono classificati i contatti nel file.

Le regole che seguono valgono per entrambe.

Come riconosce chi c’è già

Il confronto avviene su email più codice fiscale o partita IVA insieme; se l’email manca, ripiega sui soli identificativi. E li cerca in entrambe le colonne: un codice fiscale finito per errore nel campo partita IVA viene comunque riconosciuto.

Sui retail la partita IVA non viene usata per il riconoscimento. Può sembrare strano, ed è deliberato: due persone fisiche possono condividere una partita IVA — tipicamente familiari collaboratori — e accorparle in un’unica anagrafica sarebbe un errore molto più costoso di un doppione.

Il tipo può essere ignorato

Se un contatto ha già delle campagne questionario, il tipo indicato nel file viene scartato e resta quello che aveva. È una protezione: cambiare il segmento di qualcuno a cui hai già mandato un questionario renderebbe incoerenti le risposte già raccolte.

Nel resoconto queste righe compaiono come segmento mantenuto: non sono errori.

Righe saltate senza errore

Al momento dell’importazione si sceglie se si stanno caricando clienti o prospect. Le righe che non corrispondono alla scelta vengono saltate in silenzio — non è un guasto, ma è la causa più frequente del «ne ho importati meno di quelli che c’erano».

Il resoconto finale distingue quattro esiti: importati, aggiornati, duplicati e saltati. Se i conti non tornano, la risposta è quasi sempre in quest’ultima colonna.

L’agenzia non si prende mai dal file. Se il CSV contiene una colonna agenzia, viene ignorata: i contatti entrano nella tua.

Chi vede quali clienti

Un collaboratore vede solo i clienti assegnati a sé, a meno che non gli sia stata data esplicitamente la visibilità completa. Gli altri ruoli vedono l’intera anagrafica dell’agenzia.

Non è un filtro di facciata: la restrizione vale alla radice, quindi conta anche per le ricerche, i conteggi e tutto ciò che passa dagli strumenti.