Collab: le attività dell'agenzia

Collab è il ticketing interno dell’agenzia: le attività che il team si assegna e si passa — un preventivo da preparare, un documento da recuperare, un cliente da richiamare — con scadenze, commenti e uno storico di ogni passaggio. Nonostante il nome «ticket», non è l’assistenza: qui non si parla con il supporto della piattaforma, si lavora tra colleghi.

Un’attività

Ogni attività nasce con un codice progressivo (SAC-001, SAC-002, …) che la identifica per sempre: si cita in un commento, si incolla in chat, si condivide come link. Porta con sé:

• un tipo — task, bug, richiesta, idea, altro o questionario;
• una categoria, scelta tra quelle dell’agenzia: le crea e le colora l’amministratore dal pulsante Categorie;
• una priorità (Bassa, Media, Alta) e una scadenza;
• un assegnatario, che la prende in carico;
• i follower: chi vuole seguirne gli sviluppi senza averla in carico. Chi crea l’attività ne diventa follower automaticamente.

La pagina Collab

In testa, quattro contatori: Aperti, In Lavorazione, In Attesa e Completati nella settimana. Sotto, quattro schede dividono il lavoro: Assegnati a Me (la vista d’apertura: le cose da fare), I Miei (le attività che hai creato), Tutti e Seguiti. Ricerca e filtri per categoria, stato, priorità e assegnatario stringono la lista; le scadenze si fanno notare da sole — evidenziate quando mancano meno di tre giorni, in rosso quando sono passate.

Esporta Excel scarica le attività — rispettando i filtri per stato, categoria e assegnatario — con le colonne: codice, titolo, categoria, stato, priorità, assegnatario, esito, prodotti, premio lordo, creatore e date. È la base per le analisi di fine mese.

Il lavoro su un’attività

Il clic su un’attività apre la sua pagina dedicata. Lo stato si cambia direttamente dalla pipeline in testa — Aperto → In Lavorazione → In Attesa → Completato → Chiuso — e priorità, scadenza e assegnatario si modificano sul posto. Ogni modifica finisce nella timeline: chi ha cambiato cosa, da quale valore a quale, quando. Non è decorativa: è la risposta a «chi l’ha spostata al mese prossimo?».

Sotto vivono i commenti, con due strumenti in più: la nota interna (contrassegnata dal lucchetto) e gli allegati — che si possono caricare anche sull’attività stessa. Valgono i limiti di spazio: 50 MB per file, 1 GB complessivo per agenzia; i formati accettati sono immagini, PDF e documenti Office.

L’esito commerciale

Quando un’attività arriva a Completato o Chiuso, compare il campo esito: Trattativa Persa oppure Vendita prodotto — e in caso di vendita si registrano i prodotti (Auto, Tutela legale, Abitazione, Salute, Vita) e il premio lordo. È il ponte tra il task e il numero: l’export Excel porta queste colonne, e il riepilogo delle trattative del mese si costruisce da lì, non a memoria.

Le notifiche

Le email partono da sole, a chi serve e solo a chi serve:

Cosa succede	Chi riceve l’email
Attività creata o riassegnata	L’assegnatario (se non è chi l’ha creata)
Cambio di stato, chiusura	I follower
Nuovo commento	I follower, escluso chi l’ha scritto
Aggiunta come follower	La persona aggiunta
Scadenza entro 24 ore	Assegnatario e creatore (controllo ogni mattina)

Con Charlie

L’agente Collab Ticketing di Charlie lavora sulle stesse attività dalla chat: crea un’attività («apri un ticket per…»), la assegna, aggiunge commenti, risponde su stati e scadenze e prepara il riassunto della settimana. Un codice SAC-… citato in conversazione porta dritto alla pagina dell’attività.

Chi vede quali attività

Un’attività la vedi se l’hai creata, se l’hai in carico, se la segui come follower, oppure se hai la visibilità piena (amministratori e chi ha il permesso «visualizza tutti i clienti»). Vale ovunque allo stesso modo: lista, dettaglio, commenti, allegati, contatori ed export contano solo ciò che puoi vedere. È lo stesso modello degli altri moduli della piattaforma.

Vedere e agire non coincidono: chi segue un’attività la legge, la commenta e vi allega file, ma modificarla o eliminarla spetta a chi l’ha creata, a chi la ha in carico o a chi ha la visibilità piena. Smettere di seguire un’attività, invece, è sempre possibile: è una scelta tua, non un permesso.

Costi e attivazione

Collab è un modulo dedicato: si attiva dall’App Store della piattaforma e compare nel menu quando è attivo per la tua agenzia. Una volta attivo, non consuma crediti: attività, commenti, allegati ed export sono senza contatore. Consumano crediti solo le azioni AI fatte altrove (per esempio chiedere a Charlie), secondo le regole di quei moduli.